一般職|営業サポートの仕事

注文いただいた商品を
確実にお客様のもとへ届け、吉野石膏の信用を守る

二瓶 真那美 東京支店 営業2課
2014年入社/教育学部 卒

私の仕事、苦労と醍醐味

受注したせっこうボードを、確実にお客様の元へ届ける

営業事務は、営業とペアを組み、受注内容に従って「商品を正確に、納期通りに届ける」のがミッションです。東京支店営業2課のお客様とは、大手ハウスメーカーの工事現場へ資材を卸す商社や代理店、ホームセンターなどで、1日平均50現場、多いときは100現場ほどへせっこうボードを納める手配をしています。

お客様からFAXや電話、メールで注文が届くので、在庫を確認しながら納入日や到着時間、商品数量、納品場所などをオンライン入力して、工場や配送センターへ出荷依頼を行います。注意しなければならないのはせっこうボードをお客様の要望通りのサイズにカットしてもらうよう工場に依頼を出すことです。2課が納めるボードのほとんどは戸建て住宅向けであり、同サイズのボードを大量に使用するマンションなどと異なり、現場に合わせて特殊なサイズにカットするケースが非常に多いのです。

このほかにも出荷証明書の送付や売上伝票の整理、廃材伝票などの入力、お客様へのカタログやボードのサンプル出荷、問い合わせ対応など、業務は多岐にわたります。このように、業務量は決して少なくありませんが、一つひとつ覚えていけば、それほど難しいことはありません。時には交通渋滞によって配送トラックの到着時間が遅れたり、天候に左右されたり、イレギュラーな出来事が発生します。せっこうボードは雨に弱いため、天候次第で配送予定が狂うことがあるのです。また、お客様から急遽、当日配送をお願いされることもあります。そんなときでも迅速に対応し、工場が配送を調整してくれたり、他部署がトラック便を融通してくれたりと、周囲の協力にも助けられながら、お客様の要望・期待に応えられたとき、大きな充実感を得られます。

学び、今後の目標

前向きな気持ちで、どんなことにも挑戦する

イレギュラーやトラブルは楽しいものではありません。しかし、それを単にネガティブにとらえるだけでは、辛いだけだとも思うのです。ですから私は、「どんな問題も自分の成長につながる」と考えています。そして、前向きな姿勢で挑戦することを心掛けています。入社間もない頃は、お客様からの電話に出るのが怖いと感じたときもありました。何を言われるのだろう、何かトラブルでも発生したのか……。でも、さまざまな事態を経験し、それを解決していかない限り、自分の中に課題解決の引き出しは増えていかないと考え、とにかく電話に出ました。そして疑問に思ったことや自分の力だけでわからないことは周囲の先輩方に聞きながら、どんどん商品手配を経験していったのです。すると、次第に仕事の流れがわかるようになり、優先順位もつけられるようになっていました。引き出しも増え、自分で解決できるトラブルも増えてきました。

それでも、まだまだ先輩方ほどの知識も経験もありません。だから、今の自分にもできることから始めようと、どんなに忙しくてもお客様にそれを感じさせないよう明るく対応するようにしています。営業事務とお客様とのやり取りは、電話が主体となるため、声のトーン一つで吉野石膏のイメージを左右してしまうこともあるからです。そして、いつの日か、先輩方のように、冷静、かつ明るい対応で、お客様との間に信頼関係を築いていける営業事務になりたいと思っています。

エピソード

仕事も気遣いもできる先輩は、憧れであり目標です

入社して初めて迎える誕生日の前日。仕事終わりに同じ部署の先輩3名が食事に誘ってくれ、いつもどおり楽しく食事を楽しんでいました。ところが、しばらくすると店内が突然、薄暗くなり、バースデーソングが。「誰か誕生日の人 がいるのかな?」と思っていると、店の奥からバースデープレートが私のところへ運ばれてきました。誕生日がいつか話したことはありませんでしたが、実は先輩方がサプライズで準備していてくれたのです。

どんなに忙しくても笑顔でテキパキと業務をこなしている憧れの先輩方からお祝いしてもらえることや、新入社員の私のことを気にかけてくれる心遣いがとても嬉しく感動しました。そして、私もいつか先輩方のように仕事ができるだけでなく、周囲の人たちに気遣いのできる人を目指して頑張ろうと、気持ちを新たにしたのでした。

1日の仕事の流れ

前日作業の再確認

出社後は、前日に入力した伝票にもれや修正事項がないか細かくチェックします。すっきりした頭で集中できる朝にチェックしてミスを防ぎます。

発注書確認

お客様からの発注書を確認します。優先順位を見極めながら、トラックの予約や品物の移動依頼、寸法に合わせたカット依頼などを行います。

問い合わせ対応

お客様から到着時間の確認やトラック便の相談、配送ドライバーから現場で発生した事態への問い合わせなど、さまざまな電話に一つひとつ対応します。

伝票処理

先付け伝票(翌々日のオーダー)の入力や、廃材伝票の処理などを行います。量が非常に多いため、早さと正確さが非常に求められます。

My Item

「ハンドクリームと指サック」日々、大量の紙を扱う仕事なので、肌が乾燥する冬場は、紙で手を切ってしまうこともあります。そのため、滑り止めになる指サックと、保湿効果のあるハンドクリームが欠かせません。現在は、同期からもらったクリームを愛用しています。

思い出の1枚

東京支店では2年に一度社内旅行があります。写真は沖縄へ行ったときのものです。オーシャンビューのホテルで、美しい夕陽が海に沈むのを眺めながら食べたディナーは、格別に美味しかったです。

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